I de flesta fall är det inte tillräckligt med handelsagenten som enda försäljningskanal för att tillgodose tyska kunders förväntningar, utan ofta erfordras åtminstone att en tysk filial grundas. Då uppstår frågan vilken bolagsform som bäst lämpar sig för etablering på den tyska marknaden.
Valet av bolagsform bör först ske efter att noga avvägning av bolagets behov. Särskild hänsyn bör tas till till marknadens förväntningar, den önskade eller nödvändiga ansvarsbegränsningen - och inte minst de skattemässiga aspekterna. Sakkunnigt råd bör inhämtas.
Filial
Det ligger nära till hands att grunda en filial ("Zweigniederlassung") i Tyskland. Vid första anblicken ser detta ut att vara en bekväm och snabb lösning för att börja affärsmässiga aktiviteter i Tyskland, men vid närmare granskning är det dock inte helt så okomplicerat.
Så fort en affärsmässig aktivitet utövas måste en filial registreras hos det lokala "Handelsregistret". Handelsregistret kan jämföras med Patent- och Registreringsverket, men det är dock inte ett centralt, utan ett lokalt register hos respektive tingsrätt i den domsaga där bolaget eller filialen har sitt säte.
Anmälan till registeret skall ske hos en notarius publicus. Till anmälan skall bl.a. bifogas en auktoriserad översättning av bolagets fullständiga bestämmelser. Anmälan ska skrivas under av samtliga styrelsemedlemmar (inte bara av de berättingande att teckna firman) vilkas namnteckningar dessutom skall bevittnas av en notarius publicus. Bevittnandet av namnteckningarna kan även göras av en svensk notarius publicus men enligt en internationell överenskommelse ska en så kallad apostille utfärdas på handlingar som skall uppvisas i ett annat konventionsland (hit hör Tyskland). När en handling försetts med apostille-stämpeln är den undantagen från varje form av bestyrkande. I Sverige är det UD (Juridiska expeditionen) och notarius publicus som har rätt att utfärda apostille.
Det är inte ovanligt att det tar lång tid att uppfylla dessa formella tyska krav.
Det är viktigt att se till att filialen alltid uppträder under sin korrekta fullständiga firma, d.v.s. namnet så som det är registrerat i "Handelsregister" följt av moderbolagets firmanamn med tillägget "Zweigniederlassung" samt namnet på staden där filialen har sitt säte.
Det viktigaste kännetecknet för en filial är att moderbolaget fullt ut ansvarar för filialens samtliga förpliktelser.
GmbH - tyskt andelsbolag
Tyskt näringsliv är ofta något reserverat gentemot utländska bolags filialer med okända rättsformer. Praktiskt taget ingen i Tyskland vet vad ett svenskt HB eller AB är. Därför grundas i de flesta fall dotterbolag med rättsformen GmbH - Gesellschaft mit beschränkter Haftung. I svensk bolagsrätt existerar ingen direkt motsvarighet till det tyska GmbH. Genomsnittet av alla GmbH:er är mer än 225.000 € grundkapital. GmbH är en mycket utbredd och ansedd bolagsform i Tyskland.
Grundande
Vid grundandet av ett GmbH måste man följa den inte så omfattande tvingande lagstiftningen. Grundandeurkunden och bestämmelserna kan således utformas flexibelt allt efter behov i det enstaka fallet.
Grundkapitalet belöper sig på minst 25.000 Euro varav minst 12.500 Euro skall betals in meddetsamma. Om det bara är en grundare, som äger alla andelar, skall hela startkapitalet betalas in vid grundandet.
Vad gäller firmanamnet är grundaren relativt fri. Som huvudregel kan sägas att namnet skall innehålla en av dessa komponenter:
- en beskrivning av bolagets verksamhet (handel, produktion, förmögenhetsadministration eller liknande),
- ett bestämmande namn som antingen kan vara grundarens namn eller ett fantasinamn eller
- en kombination av dessa komponenter.
Dock med det förbehållet, att firmanamnet skall vara entydigt och inte får verka vilseledande ("Firmenwahrheit und Firmenklarheit"). Det förekommer inte sällan att det tyska "Handelsregistret" ställer krav på firmanamnet som icke-jurister anser överdrivet småaktiga, men ändå måste dessa följas.
I Tyskland kan ett GmbH bara grundas hos en tysk notarius publicus. Notarius publicus läser upp bestämmelserna i deras helhet, reder ut eventuella tvivelaktiga frågor, kontrollerar om bestämmelserna i lagen är uppfyllda och ser till att bolaget anmäls till "Handelsregistret".
Kostnaderna för ett grundande av ett "Gesellschaft mit beschränkter Haftung" med en kapitalinsats på 25.000 Euro belöper sig allt som allt på cirka 2.000 Euro.
Grundarna (de personer från moderbolaget som är berättigade att teckna firman) behöver inte vara på mötet personligen. De kan ge en annan person fullmakt.
Verkställande direktören (Geschäftsführer)- skall under alla omständigheter personligen vara närvarande på mötet hos den tyska notarius publicus eftersom det enligt gällande rättskipning endast är den tyske notarius publicus som är behörig att delge Geschäftsführer dennes förpliktelser.
Varje fysisk person, som inte har blivit straffad tidigare p.g.a. ekonomisk brottslighet, kan bli Geschäftsführer i ett tyskt GmbH. Det ställs inga krav på att denne skall vara bosatt i Tyskland. Om det handlar sig om en person med medborgarskap i ett icke-EU-land krävs ett särskilt arbetstillstånd.
Bolagsmannens ansvar
GmbH är en självständig juridisk person. Principiellt ansvarar därför bara bolaget med grundkapitalet och bolagsmännen eller Geschäftsführern ansvarar inte. Detta principiellt begränsade ansvar faller dock i vissa fall bort.
Ett moderbolag skall respektera sitt dotterbolags separata juridiska identitet och får inte utöva något orimligt inflytande som kan skada GmbH- dotterbolaget. Om detta ändå sker är moderbolaget förpliktad att betala skadestånd till dotterbolaget.
De två bolagens bokföringar måste –naturligtvis- noggrannt skiljas åt, eftersom så fort intryck uppstår av att dotterbolaget endast är beroende av moderbolaget kommer dotterbolaget i en rättstvist inte att kunna åberopa sig på ansvarsbegränsningen.
Allt som allt skall samtliga aktiviteter avvecklas efter den så kallade "at-arms-length" principen d.v.s. på sådana villkor som också skulle avtalats med en oberoende tredjeman.
Geschäftsführerns ansvar
Principiellt ansvarar Geschäftsführern inte personligt gentemot tredjeman d.v.s. bolagets borgenärer. Även här finns dock undantag.
Den handlande ansvarar personligt för det ännu inte registerade bolagets aktiviteter tills det nygrundande GmbH:et är registerat i "Handelsregistret". Först från och med registeringen är ansvaret begränsad till bolagets grundkapital.
Men även efter registeringen ansvarar den verkställande direktören personligt för att bolaget uppfyller sina skattemässiga förpliktelser d.v.s. lämnar in deklarationen och betalar förfallna skatter, avgifter och liknande; i synnerhet innehåller källskatt och betalar sociala avgifter.
Om bolaget blir insolvent, dvs. inte betalningsdugligt, skall verkställande direkören utan onödigt dröjsmål; senast inom loppet av tre dagar, efter det att det har, eller borde ha, kommit till hans kännedom, lämna in konkursansökan. Såvida han inte gör detta åligger han straffansvar.
Om verkställande direktören gör ekonomiska dispositioner trots att han vet, eller borde vetat, att bolaget inte är betalningsdugligt ansvarar han personligt gentemot borgenärerna för den därigenom uppstådda skadan.
Styrelse och verkställande direktör
Det skiljs i tysk bolagsrätt strängt mellan de uppgifter som bolagets styrelse ("Aufsichtsrat") och verkställande direktören ("Geschäftsführung" eller "Vorstand") har.
Bolagets styrelse har bara till uppgift att övervaka verkställande direktören och får inte teckna för bolaget. Verkställande direktören styr den dagliga driften av bolaget. En person kan inte vara medlem av såväl bolagets styrelse och vara verkställande direktör; det finns alltså en klar skiljelinje mellan funktionerna.
Det kan upprättas en styrelse ("Aufsichtsrat") i ett GmbH, det sker dock i praktiken nästan aldrig. Vanligtvis skapar det inga problem att hålla en bolagsstämma efter behov, där de nödvändiga besluten kan fattas.
Det är inte möjligt att begränsa verkställande direktörens teckningsrätt utåt, utan bara internt i anställningsavtalen kan verkställande direktören ges villkor på begränsningar. Ett exempel är förpliktelsen att inhämta andelsägarnas samtycke innan vissa beslut fattas. Därför bör en verkställande direktör utses med största omsorg.
Resumé
Som följd av de ovan beskrivna fördelar (begränsat ansvar, flexibilitet, fördelar i marknadsföringen) förvånar det inte att GmbH är den vanligaste använda bolagsformen på den tyska marknaden. Denna bolagsform ger också skattemässiga fördelar som beskrivs på ett annat ställe.
Andra bolagsformer
Vid enstaka köp och passiva investeringar, exempelvis köp av fast egendom, är "Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)" även kallat "BGB-Gesellschaft" mycket vanligt. Här ansvarar bolagsmännen personligt och solidariskt.
De övriga tyska bolagsformerna kommer för det mesta inte i fråga vid svenska bolags etablering i Tyskland, men för fullständighetens skull beskrivs de kortfattat nedan:
"Aktiengesellschaft (AG)" är den typiska bolagsformen för de stora tyska bolagen med begränsat ansvar. Minimikapitalet belöper visserligen på bara 50.000 €, men genomsnittskapitalet i ett tyskt Aktiengesellschaft ligger enligt statistiken på över 2,8 miljoner Euro. Denna rättsform är relativt komplex och oflexibel, p.g.a. de tvingande bestämmelserna i den tyska aktiebolagslagen. Därigenom finns det färre möjligheter till avvikelser.
En ombildning av ett GmbH till ett AG var tidigare mycket stort steg, tills det 1994 infördes ett "kleine Aktiengesellschaft" med en rad uppluckringar och förenklingar. "Kleine Akteingesellschaft" kan inte noteras på börsen. Det framgår inte av namnet på ett AG om man har använt sig av de uppluckrade bestämmelserna för ett "kleine AG" eller inte.
"Offene Handelsgesellschaft (OHG)" är ett i Handelsregistret registerat handelsbolag, där bolagsmännen i full omfattning personligen ansvarar för bolagets skulder och förpliktelser. På grund av ansvarsrisken ses denna rättsform allt mer sällan.
1995 infördes "Partnerschaft" en slags sammanslutning av flera personer som arbetar som exempelvis advokater, arkitekter, läkare etc.. En väsentlig fördel med att Partnerschaft infördes är att man i denna rättsform, i motsats till BGB-Gesellschaft, kan begränsa det personliga ansvaret till just den partner som utfört arbetet eller haft ansvaret för att leda eller övervaka detta arbete.
"Kommanditgesellschaft (KG)" består av en personligt ansvarig partner (komplementär) och en eller flera delägare som ansvarar med deras andelar (kommanditdelägare).
Om den personligt ansvarige delägaren i ett KG är ett GmbH, är det tal om ett "GmbH & Co. KG". Även om ett sådant bolag enligt bolagsrätten har delägare med personligt ansvar uppstår i praktiken ett begränsat ansvar genom att komplementären bara ansvarar med sin kapitalinsats och kommanditdelägarna bara med sina andelar.
