Så er også skattevæsenet ankommet til det 21. århundrede

13.12.2013

Indtil den 30. juni 2011 kunne en i Tyskland bosiddende modtager af fakturaer fremsendt på e-mail ikke fradrage den på fakturaen anførte moms som indgående afgift, medmindre afsenderen havde benyttet en såkaldt "digital signatur" (hvilket praktisk taget aldrig var tilfældet, fordi systemet opleves som besværligt og bureaukratisk). Derfor er der i Tyskland helt unødvendigt blevet sendt bjerge af papirer frem og tilbage. Først med virkning fra 01. juli 2011 (indført med tilbagevirkende kraft ved lov i november 2011) så lovgivningsmagten lyset og ændrede – under pres fra både erhvervsliv og EU-direktivet – den relevante bestemmelse i § 14 i den tyske momslov således, at indgående moms også kan fradrages, når fakturaer fremsendes pr. e-mail uden digital signatur.

 

Ny § 14 UStG

Da den nu indføjede kursiverede tilføjelse "Fakturaer skal fremsendes på papir eller med forbehold for fakturamodtagers samtykke elektronisk" lader mange detailspørgsmål stå åbne, har det tyske Forbundsskatteministerium – mere end et år efter ændringens ikrafttræden (!) – i en skrivelse af 02. juli 2012 til delstaternes overordnede skattemyndigheder redegjort for, hvorledes lovændringerne officielt konkret fortolkes.

 

Ved tilladt elektronisk fremsendelse forstås nu eksempelvis

•   e-mail

•   e-mail med vedhæftet fil (JPG, PDF, DOC eller lignende)

•   fax eller computerfax

•   web-download

•   EDI

 

Men uanset, hvilken af disse metoder der anvendes, skal de krav, der stilles til en faktura, som hidtil være overholdt, d.v.s. kravene til

•   oprindelsesægthed

•   indholdsintegritet og

•   fakturaens læsbarhed.


Egenkontrol

Modtagere af elektronisk fremsendte fakturaer, som ønsker at kunne fradrage indgående moms på elektronisk fremsendte fakturaer, er forpligtede til at etablere en såkaldt "egenkontrol", som ikke har noget at gøre med det interne kontrol- og risikostyringssystem, der kendes fra regnskabsvæsenet, men alene består i en ren og skær afstemning af modtagne fakturaer med modtagers betalingsforpligtelse. Med andre ord: Hvis man elektronisk modtager en faktura med korrekt indhold, d.v.s. en faktura

•   med korrekt anført ydelse,

•   korrekt angivelse af den, der har erlagt ydelsen,

•   korrekt beløbsangivelse og

•   korrekt betalingsmodtager

 

kan man gå ud fra, at der ved elektronisk fremsendelse af fakturaen ikke er sket fejl, som taler mod fakturaens oprindelsesægthed og indholdsintegritet.

 

Egentlig en banalitet, for naturligvis kontrollerer enhver modtager af en faktura altid, om disse forudsætninger er opfyldt, altså om fakturaen rent faktisk skal betales. Skattevæsenet er også så venligt ikke at foreskrive, hvilken procedure (manuel eller maskinel) virksomheden skal anvende til kontrol af fakturaens rigtighed. Denne egenkontrol er heller ikke underlagt en særskilt dokumentationsforpligtelse – og er altså ikke forbundet med yderligere udgifter. Det ændrer dog ikke noget ved, at fakturamodtager i tvivlstilfælde skal kunne dokumentere, at forudsætningerne for fradrag af indgående moms er til stede.

 

Kontrol og opbevaring

Der er ikke sket ændringer i opbevaringsfristerne. Uanset om der er tale om fakturaer udskrevet på papir eller elektroniske fakturaer, skal de opbevares i 10 år. I hele opbevaringsperioden skal de ovenfor nævnte krav til den enkelte faktura (oprindelsesægthed, indholdsintegritet og læsbarhed) være opfyldt. Det betyder for alle virksomheder, der kan foretage fradrag af indgående moms, at de alligevel enten skal udfærdige papirudskrifter af alle fakturaer eller tage meget omhyggelige backups af alle fakturaer og regelmæssigt kontrollere læsbarheden af fakturaerne. For en sikkerheds skyld bør man sandsynligvis lagre forskellige backups på flere medier.

 

Såfremt skattevæsenet i forbindelse med en ekstern kontrol ønsker at tage indseende med fakturaerne (f.eks. inden for rammerne af et uanmeldt kontrolbesøg, et såkaldt moms-eftersyn), og skatteyderen ikke opbevarer de pågældende fakturaer i papirform, men elektronisk, kan skattevæsenet forlange at få indsigt i samtlige lagrede data. Det er ikke tilstrækkeligt at printe enkelte efterspurgte fakturaer ud på papir.

 

Facit: Et stort skridt frem – endelig kan der foretages fradrag af indgående moms på fakturaer, der er fremsendt pr. e-mail, såfremt de ovenfor beskrevne krav er opfyldt.