Et ejendomsforbehold kan (ligesom alle andre klausuler i en kontrakt) aftales på forskellige måder. Det mest entydige og sikre er selvfølgelig, når den tyske kunde skriftligt bekræfter, at ejendomsforbeholdet er aftalt mellem parterne.
Som bekendt reagerer mange tyske købere enten slet ikke på en sådan forespørgsel eller nægter direkte at skrive under på noget.
I disse tilfælde er man nødt til at finde en anden fremgangsmåde, når man ikke ønsker at opgive kunden (eller forsikringen). Fremgangsmåden afhænger af, hvordan der typisk handles i branchen:
Alternativ 1
I ordrebekræftelser til kunder vil det være tilstrækkeligt at henvise til, at hele aftalen er baseret på sælgers almindelige forretningsbetingelser (med det nærmere formulerede ejen-domsforbehold), som er vedlagt ordrebekræftelsen. Og det skal de så også være! Hvis kunden ikke gør indsigelse mod denne ordrebekræftelse, gælder de i ordrebekræftelsen nævnte betingelser (på tysk kaldes dette en "kaufmännisches Bestätigungsschreiben").
Alternativ 2
Hvis den danske eksportør ikke generelt anvender ordrebekræftelse overfor sine tyske kunder, er det lidt mere kompliceret at dokumentere, at ejendomsforbeholdet er en del af aftalen. Dette bevis ville muligvis kunne føres, hvis der iøvrigt omfattende og konsekvent har været henvist til at der kun leveres på dette grundlag.
Derfor bør sælgers almindelige forretningsbetingelser samt klausulen om udvidet og forlænget ejendomsforbehold altid være at finde på virksomhedens forskellige dokumenter (prislister, brochurer og lignende). Hvis det står på bagsiden af f.eks. ordrebekræftelsen, skal der på forsiden udtrykkeltigt gøres opmærksom herpå.
Er der tale om en løbende forretningsforbindelse, ville en domstol efter få leverancer på dette grundlag komme til det resultat, at al samhandel mellem parterne er underkastet ejendoms-forbeholdet. Sagen bedømmes efter dansk ret, med mindre der udtrykkeligt er aftalt tysk ret, fordi hovedvægten ligger på den danske side (jvf. lovvalgskonventionen). F.eks. skriver Gomard i sin lærebog "Almindelig kontraktsret" (2. om-arbejdede udgave 1996) i kapitel 3 nr. 11, Indgåelse af kontrakter, passiv accept:
- "Tavshed kan under særlige omstændigheder have acceptvirkning, ikke blot på leverandørsiden, men også på kundesiden. Der er behov for, at der kan foretages ændringer i vedvarende kontrakter, som har karakter af naturlige moderniseringer, ved udsendelse af meddelelser fra leverandør til kunde om ændringer med tilkendegivelse af, at kunderne, om de ønsker kontraktforholdet fortsat, er bundet af de reviderede betingelser efter det tidspunkt, til hvilket leverandøren kunne have bragt kontraktforholdet til ophør ved opsigelse".
Alternativ 3
Hvis der i branchen ikke er kutyme for megen skriftlig kommunikation, som f.eks. fiske- eller blomstergrossister, kan det vare lidt længere, inden ejendomsforbeholdet anses for etableret mellem parterne. Her er sælgers faktura det eneste skriftlige dokument, som sendes ud. Som bekendt er det for den pågældende handel for sent med en kommentar på fakturaen, idet betingelserne jo allerede var aftalt for lang tid siden. I disse tilfælde ville man - i hvert fald efter tysk retspraksis - alligevel vurdere, at levering var sket under ejendomsforbehold - i hvert fald, hvis der gentagne gange har været henvist til det på fakturaen.
Men heller ikke er det her nok blot at henvise med en enkelt sætning. Klausulen skal være vedlagt fakturaen eller aftrykt på bagsiden, med en tydelig henvisning hertil på forsiden.
